Zamiast kłębowiska luźno powiązanych z sobą noname'ów przy kompach - szczupłe, znające się na wskroś, zespoły fachowców. Zamiast długich odpraw i tyrad o "globalnej misji i wartości naszej korporacji" - dzień rozpoczynają krótkie, konkretne i owocne spotkania, na których doceniana jest przede wszystkim szczerość i nauka na popełnionych błędach. Zamiast anonimowego klienta z drugiej półkuli, którego nigdy nie mamy szansy poznać - ścisła współpraca z odbiorcą produktu, któremu prezentowane są krótkie odcinki wspólnej pracy.
- Dzięki nowym metodom stosunkowo szybko dochodzi się do zadowalającego wszystkich, finalnego efektu. I to zarówno w pracy nad oprogramowaniem, jak i produkcją samochodów, prowadzeniu startupu czy wogóle w zarządzaniu projektami - przekonują rozmówcy Re:view, których pytamy o najgorętsze trendy we współczesnym biznesie.
Wyznawcy agile
Edżajl. Agile. Manifest napisany w ośrodku narciarskim w Utah, grono wyznawców, samo-nakręcający się hype wśród zwolenników, czarna magia dla nie-wtajemniczonych. Ostrzegamy: pierwsze skojarzenia z najpopularniejszym obecnie trendem w programowaniu czy tworzeniu produktu, mogą nie zachęcać.
Uspokajamy: dalej jest tylko lepiej. Choć nie bez problemów: pełno naszpikowanej skomplikowaną terminologią literatury w sieci, ogrom teoretycznych zasad, mnóstwo samozwańczych liderów opinii, trudne do zweryfikowania efekty. Od razu rzucają się na myśl dwa pytania: czy to w ogóle działa? I drugie: czy firma może na tym zarobić? Tak, zgadliście: to zależy...
- Dziś nie mogłabym się obejść bez metodyk zwinnych. Choć początki z tym tematem były pełne wyzwań. Kilkanaście lat temu zagraniczni partnerzy w jednym z projektów zaproponowali agile jako nowinkę ze świata i efektywny model współpracy. Zespół sam odkrywał agile i nie ustrzegł się kilku błędów zwracając uwagę głównie na "lewą" część postulatów manifestu. Ale później, wcielając te zasady w codzienną pracę zauważyłam, że one po prostu trafiają w sedno dając biznesowi produkt dobrej jakości a zespołowi możliwość kreatywnej i fajnej pracy - mówi Monika Braun, konsultant Agile&Quality, obecnie Scrum Master i Agile Coach w jednej z krakowskich korporacji. Od dekady zaangażowana jest w promowanie agile w środowisku IT, startupów i nowych technologii. Prowadzi warsztaty, wspiera i popularyzuje metodyki zwinne.
Igor Waligóra, CTO w S-Labs: - Doskonale się czuję stosując metody agile w codziennej pracy. Są przede wszystkim skuteczne, upewniają nas regularnie, że realizując projekt idziemy w dobrą stronę. Umożliwiają szlifowanie i poprawianie produktu na bieżąco, zbliżają ludzi pracujących nad nim wytwarzając wokół pozytywną atmosferę - przekonuje.
- W skrócie chodzi o to, aby mały zespół specjalistów w jak najszybszym czasie zbudował i dostarczył sprawny produkt zamawiającemu klientowi - przybliża "edżajlowe" myślenie Anita Warkiewicz, IT Project Manager, entuzjastka agile, koordynatorka poświęconych tej tematyce eventów, m.in. społeczności, meetupów i konferencji Unconf. I dodaje, że Polska stoi bardzo wysoko w nieformalnych rankingach popularności agile.
- Mogę zaryzykować twierdzenie, że jesteśmy najdalej agile'owo posuniętym krajem. Stosunkowo dużo się u nas produkuje i dość szybko wdraża. W porównaniu z USA czy zachodem Europy jest po prostu taniej, a to sprzyja rozwojowi różnych metodyk zarządzania. Agile promuje ludzkie podejście do wykonywanej pracy, kładzie nacisk na interakcje między ludźmi, a to pracujących w Polsce zespołom bardzo się podoba. Jesteśmy najlepszymi trendsetterami agile, co widać po spotkaniach naszych społeczności - ocenia Anita.
Żeby prędko wytłumaczyć czy jest agile warto przybliżyć cztery podstawowe zasady "edżajlowej" teorii, opracowane w 2001 roku w USA. Tam, w ośrodku narciarskim w stanie Utah, spotkało się pewnej zimy grono zmęczonych tradycyjnymi metodami tworzenia oprogramowania programistów. Łączyło ich przekonanie, że w najbliższej przyszłości rozwój technologii i komunikacji wymusi w pewnym sensie nowy styl pracy, a przyzwyczajeni do dawnych metod specjaliści po prostu nie nadążą w swym rozwoju zawodowym za galopującymi w świecie zmianami.
Tyle "edżajlowa legenda" z niedalekiej przeszłości. Czas na manifest:
A więc agile to:
- ludzie i ich wzajemne interakcje zamiast odhumanizowanych procesów i narzędzi
- działające oprogramowanie zamiast stosów obszernej dokumentacji
- ścisła współpraca z klientem ponad formalne ustalenia/założenia
- elastyczne reagowanie na zmiany w miejsce wiernego podążania za planem
Agile to również dbanie o pozytywną atmosferę w pracy, odstawienie na bok dużych zespołów na rzecz małych (najczęściej do ośmiu osób), ciągła nauka na popełnianych błędach, pomoc sobie nawzajem, raportowanie krótkich odcinków czyli "dokładanie klocuszków" do finalnego efektu.
Brzmi odkrywczo? Zapewne, choć trudno nie odnieść wrażenia, że gdzieś obiło nam się to już o uszy, gdzieś obserwowaliśmy to przynajmniej we fragmencie. Tak naprawdę, zagłębiając się w tematykę agile, dochodzimy do wniosku, że tzw. metodyki miękkie to zebrane w całość wieloletnie doświadczenia zespołów produkcyjnych, równie inspirowane sprawdzonymi wzorcami w zarządzaniu np w fabrykach.
Wyznawcy agile często powtarzają (i często mają rację), że nowe, "miękkie" metody to wynik skostnienia i coraz większych patologii w tradycyjnych strukturach, jakie psuły się stopniowo od czasu rewolucji przemysłowej aż po erę automatyzacji. Dystans między mistrzami a czeladnikami zaczął niebezpiecznie rosnąć, zachodziło coraz więcej formalnych procesów (odrzucany przez agile'owców tzw. model kaskadowy) oraz hierarchiczność (słaba komunikacja, brak odpowiedniego monitoringu pracy, presja wyniku).
Wynalazek Henry'ego Forda, taśma produkcyjna, stosowana w nowych czasach to kolejne zdarzenia następujące kolejno po sobie, co pociąga za sobą kontrolowanie efektu dopiero na samym końcu. Wówczas, kiedy koszty poprawek przyprawiają o palpitację serca.
Jedną z firm przywoływaną często jako kanoniczny, "edżajlowy" przykład jest doskonale radząca sobie od lat w optymalizowaniu poszczególnych etapów swej produkcji japońska Toyota. W praktyce to pomysł oparty na fordowskiej taśmie ale z procesem kontroli jakości na każdym etapie wytwarzania produktu. Eliminacja biurokracji i marnotrawstwa + ciągła nauka pozwoliła firmie na odskoczenie konkurencji na długie lata, zainspirowała innych gigantów motoryzacji z Japonii i Korei (Mazda, Nissan) a w późniejszych czasach stałą się "patronką" myślenia spod znaku agile.
Pozytywne założenie, że ludzie chcą być dobrymi pracownikami, rozwijać swe umiejętności i uczyć się wspólnie, okazało się strzałem w dziesiątkę. Innym słynnym pomysłem Toyoty na usprawnienie produkcji było rozwiązywanie problemów u źródła i wówczas kiedy występują. W fabrykach zdarzało się, że pracownik miał możliwość zatrzymania całej linii produkcyjnej w momencie zauważenia jakiegoś błędu.
Te, oraz inne pomysły Japończyków, zaowocowały m.in. powstaniem systemu kanban (podwalin współczesnej metody Kanban, zaliczanej również do rodziny agile), który zakładał komunikowanie się w zespole i pomiędzy procesami na wieszanych “kartach poleceń”.
- Wszystkie metody "miękkie" idą w poprzek dotychczasowym przyzwyczajeniom. Trudniej wprowadzać je w korporacjach, ale zdecydowanie lepiej działają w mniejszych przedsiębiorstwach oraz w startupach - uważa Anita Warkiewicz z Unconf.
Czy jeśli więc nudzi Cię odtwórcza rola w korporacji, przemądrzały team-leader kroczący ślepo pod presją oczekiwanych wyników, sztywna struktura, wlokące się procesy i mało efektywne raportowanie, agile jest dla Ciebie?
- Niekoniecznie. Nie wystarczy powiedzieć "pracuję w agile", aby faktycznie rozwinąć się w tym kierunku. Potrzebni do tego są ludzie, ich przekonanie, energia, wzajemna inspiracja. Ale przede wszystkim liczy się przekonanie menadżerów wyższego szczebla, że "edżajlowe" metody pracy mogą być dla całej firmy szansą na bardziej efektywną pracę. A o to niełatwo, mimo szalonej popularności agile'a, o którym pewnie słyszał każdy a miarę rozgarnięty menadżer - ocenia Igor Waligóra.
Żeby w oswajaniu "edżajl" nie było Wam zbyt łatwo, doprecyzujmy, że w łonie i najbliższym sąsiedztwie tzw. metodyk miękkich znajdziemy co najmniej kilka zainkubowanych metod. Często trudnych do dopasowania, odwołujących się co prawda do wspólnych korzeni, ale ewoluujących w kierunku samodzielnych strategii. Najpopularniejszą, i bijącą obecnie rekordy popularności, jest scrum. Oparta na trzech filarach scrum (przejrzystość/inspekcja/adaptacja) metoda oznacza w największym skrócie pracę w bardzo krótkich odcinkach i dokładanie kolejnych dopiero po sprawdzeniu funkcjonalności poprzednich.
- W pracy scrumowego zespołu np. nad aplikacją mobile, momentem początkowym będzie narysowanie i zaprogramowanie pierwszego przycisku. Dopiero po dokładnym omówieniu jego działania oraz przekonujących testach możemy iść dalej. Ale kolejne kroki to znów praca na krótkich odcinkach czyli dokładanie kolejnych elementów i sprawdzanie jak działają z poprzednimi - przybliża Igor Waligóra.
- Wyobraź sobie, że nad taką aplikacją pracuje równolegle iluś specjalistów i na bieżąco nie rozmawia się o potencjalnych błędach, nie weryfikuje się często efektów tej pracy lub nie wykonuje testów bo nie ma na to czasu. Jeśli w niemal gotowym produkcie okaże się, że coś nie działa, rozebranie tego znów na części i znalezienie błędu np. we wczesnej fazie projektu oznacza znaczne straty w czasie i kosztach, demobilizację zespołu a nawet ryzyko niepowodzenia projektu, na który czeka klient. Metodyki agile, takie jak scrum, eliminują na starcie takie problemy - zachwala Anita.
Zadziwia mnogość pracujących w scrumie zespołów w małych i średnich firmach czy w zakładanych masowo startupach. W ostatnich sezonach elementy scruma przemycane są praktycznie do większości zespołów projektowych w IT. Tylko wśród krakowskich firm, które zdecydowały się na mocne stosowanie tej metodyki wymienia się m.in. Brainly, u2i, Motorolę, NetEnt, G2A, Sabre czy Solarwinds.
Ale... choć zasady rządzące scrumem wydają się proste, ich zastosowanie w praktyce bywa trudne: Ważny jest podział ról: Product Owner odpowiada za podejmowanie decyzji co do rozwoju produktu i wykorzystanie czasu, zespół czyli tzw. Development Team czuwa nad planowaniem, organizacją i wykonaniem poszczególnych odcinków pracy, zaś czołowa rola przypada tzw. Scrum Masterowi, który stoi na straży zasad scruma w produkcji, zrozumienia ich i przestrzegania.
Kolejnym ważnym aspektem jest scrumowa terminologia oznaczająca ściśle przestrzegane chronologicznie wydarzenia w pracy: m.in. sprint (odcinek nie dłuższy niż miesiąc, w jego ramach dzieją się pozostałe elementy), daily scrum (codzienne spotkania w celu zmonitorowania stanu pracy i wspólnej decyzji nad czym i jak pracujemy dalej), sprint review (spotkania pod koniec sprintu, aby sprawdzić jak faktycznie przyrasta produkt + przyrost produktu i zebrać feedback) czy sprint retrospective (podsumowanie procesów, narzędzi, interakcji w celu usprawnienia działań czy odwzorowaniu modelu pracy w podobnych zamówieniach w przyszłości).
- Możemy mieć ścisłą wizję ale ona się zmienia i na tym polega siła scruma - ocenia Igor Waligóra. A Monika Braun dodaje, że również i inne metody agile, jak extreme programming, kanban czy lean managment opierają się na podobnych założeniach ciągłej ewolucji i szybkiej reakcji na pojawiające się po drodze problemy.
Jak zarządzanie agile przełożyć na sukces finansowy? O tym napisano już setki książek, trudno też o przekrojowe dane, którym firmom przyniosły zdecydowane korzyści, a w których jedynie odświeżyły atmosferę w pracy. Ale choćby tylko na polskim rynku namnożyło się, również dużych, organizacji prowadzących projekty w ten sposób. PZU z pomocą Agile przeprowadził projekt Everest: nową platformę, która zastąpiła 21 istniejących systemów: agentów, brokerów, a także procesy biznesowe: sprzedaż, obsługę klientów, rozliczenia (w pracach wzięło udział 500 osób, podzielonych na 40 zespołów scrumowych i kanabanowych, pracowano w dwutygodniowych sprintach.
Grupa Allegro przeprowadziła agile'owo cztery 4 reorganizacje w nowe struktury, a ING Bank Śląski stosując agile pochwalił się udanym startem nowego serwisu bankowości internetowej i mobilnej „Moje ING” (do projektu skierowano zespoły w różnych miast Polski, a daily standupy odbywały się za pomocą wideokonferencji).
Innymi przykładami są m.in. Orange Polska (tam na agile przeszedł na próbę cały dział IT, obecnie praktycznie cała firma przekomponowywana jest w tym kierunku pracy), ubezpieczyciel Axa Polska czy wyszukiwarka tanich połączeń lotniczych eSky.pl.
Monika Braun: - Jak to wygląda w świecie? W corocznych "Chaos Report" organizacji Standish Group są konkretne wykresy, dane, statystyki dotyczące m.in. zastosowania scruma, które pokazują skuteczność tego podejścia. Ale nie trzeba specjalnych poszukiwań, żeby uwierzyć w skuteczność metod miękkich. Wystarczy popatrzeć na zespoły agilowe, z którymi pracuję lub posłuchać , co mówią o nich przekonani do agile menadżerowie. Dla przygniatającej większości z nich agile to gwarant sukcesu.
Monika w propagowaniu "edżajla" widzi też szanse na zmiany i zastosowanie agile w innych branżach, niż tylko IT Ostatnim hitem są szkolenia z zastosowania metod miękkich mediach oraz... budownictwie.
O szerokim zastosowaniu zwinnych metodyk na wielu, często zaskakujących, obszarach mówią również specjaliści obserwujący środowisko z zewnątrz, jak Gabriela Zalejska, managing partner w Workwill, obserwatorka i uczestniczka wielu "zwinnych" eventów i workshopów m.in. w Hubraum: - Innowacja agile tak drastycznie zrewolucjonizowała przemysł oprogramowania, że na przestrzeni ostatnich 30 lat ulegał szybszym i głębszym zmianom, niż jakikolwiek inny obszar działalności. Na tą chwilę jest gotowa odświeżyć i usprawnić działania w każdej branży. Czy wciąż warto poznawać ten obszar? Oczywiście że tak - nie ma wątpliwości Gabriela.
Furorę robi jednak nie tylko stricte "edżajl" czy wymieniany również jako "zwinna metodyka" lean (tzw. szczupłe zarządzanie). Staje się coraz popularniejszy również w projektach związanych z edukacją, a nawet rządowych programach administracji USA np. dotyczących walki z biedą czy nierównościami społecznymi. Lean - mówiąc w skrócie - to maksymalizowanie wartości dla klienta przy minimalnym nakładzie pracy i wykorzystaniu materiałów. Innymi słowy - minimalizowaniu strat. Czy nie brzmi to dobrze na obecne czasy, których koronnym słoem jest "optymalizacja"?
- Teraz wszyscy, łącznie z amerykańskim rządem, chcą być „lean”. O tyle to ciekawa ścieżka, że w pewnym sensie integrująca te pozytywne parametry, do których przyzwyczaiły nas startupy, z bardziej „twardym” zarządzaniem wywiedzionym z korporacji. Ludzie sterujący tymi biznesami wiedzą, jak nawigować we współczesnych czasach. Jak wykorzystywać np. strategie lean czy agile w zarządzaniu, optymalizacji kosztów, personalizacji produktu czy oferty. Tak więc agile jako sposób pracy, lean jako model myślenia - potwierdza zachodzące zmiany dr Aleksandra Przegalińska, filozofka, futurolożka, doktor nauk humanistycznych na Massachusetts Institute of Technology w Bostonie.
